Organizate O GTD !

Buenas noches amigos, mi nombre es Violador de Papantla, y si, tengo que admitirlo
SOY MUY DESORGANIZADO.... Rayo en lo ridículo de la Desorganización,
Siempre ha sido mi talón de Aquiles, he sido blanco del mas cruel escarnio a causa de mi falta de talento para acomodar, administrar y controlar
Energía, Materia, Espacio y tiempo

Simplemente soy un desmadre y siempre estoy en la “pendeja” no me acuerdo dónde dejo las cosas, no me acuerdo de mis citas, etc.

En los albores de la historia de mi vida, ha habido ejemplos de la talla de :
-Ay wey, lo más seguro es que las llaves están debajo de alfombra, al lado de la pizza que dejaste hace XV días

O que tal la vez que tocó para entrar al salón de clase, cuando me abren lo primero que pregunto es…. Ah poco hay éxamen ????

-Wey te lo acabo de dar y ya no sabes donde está?
Y tantos y tantos, ejemplos,

He revisado teorías varias de organización, como la de Stephen Covey, si ese cuate de los 7 habitos de la gente altamente efectiva, algunas teorías de cienciología, como la mecanica del ciclo de acción, etc etc,

Estoy seguro que usté organizado, sapiente y administrativo Lector, prescindirá de alguna teoría y herramienta de organización, porque sencillamente no la necesita y lo válido, esta sugerencia es pa los que no pertencen a ese rubro ¡

Desde hace tiempo, en EU hay una revolución en materia de Productividad, gracias al Libro “Get the Things done” del Sr. David Allen, en el que explica a grandes rasgos como organizar, las actividades, las tareas y las ejeciciónes de a continuación una explicación que nos ofrece la Wiki,Wikipedia

Si te da hueva leer pero estás interesado, nada como los brillantes screencast del Dr. Wasabi y/o las teorías del canasto !y artos recursos más ! y más !
Espero te sirvan y te den más tiempo pa vivir y menos stress !

Séguiremos informando, porque este tema da para muchos Post !
en vía de mientras .....Salud ! (mirándote a los ojos )



Principios
Los principios esenciales de GTD son los siguientes:

Recopilar
Capturar todo lo que necesitas seguir, recordar o realizar en lo que Allen llama una "cesta o cubo": una bandeja, un correo electrónico, una grabadora, una libreta, una PDA, una agenda o cualquier combinación de estas. Saca todo esto fuera de tu mente y recógelo en un elemento de almacenamiento, preparado para ser procesado más tarde. Todos los "cubos" deberían ser vaciados (tras ser procesados) al menos una vez por semana.

Procesar
Cuando tú procesas tu "cubo", debes seguir estrictamente este orden:
Empezar por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
Nunca devolver un elemento de vuelta al "cubo".
Si un elemento requiere una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo apropiadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción,
Archívalo como referencia.
Deséchala si no es procedente.
Déjala en cuarentena (incubate) si no se puede llevar a cabo por el momento.
Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

Organizar
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:
Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'.
Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
En espera - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.

Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina "paisaje yermo" (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y como se explica en el artículo de Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail". Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD pero puesto en marcha a través del correo electrónico. Para los usuarios de Gmail que usan Firefox como navegador, la extensión GTDInbox extension les servirá como interfaz GTD hacia Gmail de una manera fácil, útil y cómoda.

Revisar
Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.

Hacer
- Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con una gran número de tareas abiertas.
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